Akhirnya, saya bisa paham organisasi!

Sudah lama tidak mengkaji organisasi, kali ini kita akan membahas buku yang sangat menarik tentang teori organisasi yang telah banyak mempengaruhi dunia bisnis. Buku ini berjudul “Understanding Organization… Finally!” yang ditulis oleh seorang ahli manajemen terkemuka, Henry Mintzberg. Mari kita lihat ringkasan dan poin-poin penting yang terdapat di dalamnya!

Buku ini merupakan panduan yang lengkap untuk memahami organisasi. Mintzberg membahas berbagai aspek organisasi dengan gaya tulisan yang jelas, lugas, dan mudah dipahami. Dia mengajak kita melihat organisasi dari sudut pandang yang berbeda, menghindari teori-teori yang rumit dan lebih fokus pada realitas di lapangan.

Salah satu poin penting yang dibahas dalam buku ini adalah bahwa organisasi sebenarnya tidak selalu mengikuti rencana yang telah ditetapkan. Mintzberg menunjukkan bagaimana organisasi cenderung mengembangkan “strategi yang tersembunyi” yang muncul dari interaksi sehari-hari antara anggota organisasi. Ia juga menyoroti pentingnya mengenali kekuatan politik di dalam organisasi, yang dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

Mintzberg juga membahas peran manajer dalam organisasi. Ia menekankan bahwa manajer seharusnya tidak hanya fokus pada tugas-tugas administratif, tetapi juga harus mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi. Manajer yang efektif harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, membangun hubungan yang kuat, dan memahami dinamika kelompok kerja.

Selain itu, buku ini membahas pentingnya melihat organisasi secara holistik. Mintzberg menekankan bahwa organisasi bukanlah sekadar struktur formal yang terdiri dari departemen-departemen, tetapi juga mencakup aspek budaya, nilai-nilai, dan norma-norma yang ada di dalamnya. Dia menyarankan agar kita memahami organisasi sebagai suatu sistem yang kompleks dan dinamis.

Dalam buku ini, Mintzberg juga menyediakan banyak contoh nyata dari berbagai jenis organisasi di dunia nyata. Ia menggambarkan berbagai tantangan yang sering dihadapi oleh organisasi dan memberikan wawasan yang berharga tentang bagaimana mengatasinya.

Lima elemen utama organisasi

Dalam buku ini, Mintzberg mengidentifikasi lima elemen utama organisasi, yaitu:

1. Aktor adalah orang-orang yang bekerja di organisasi. Mereka adalah yang memberikan energi dan motivasi untuk organisasi.
2. Struktur adalah pola hubungan yang formal antara aktor-aktor dalam organisasi. Struktur membantu organisasi untuk mencapai tujuannya dengan mengkoordinasikan kegiatan aktor-aktornya.
3. Teknik adalah alat-alat yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya. Teknik dapat berupa teknologi, metode kerja, atau prosedur.
4. Proses adalah cara organisasi untuk mengubah input menjadi output. Proses dapat berupa produksi, penjualan, atau layanan.
5. Nilai adalah keyakinan dan nilai-nilai yang dianut oleh organisasi. Nilai-nilai membantu organisasi untuk menentukan arahnya dan membangun budayanya.

Mintzberg berpendapat bahwa organisasi yang efektif adalah organisasi yang mampu mengintegrasikan kelima elemen tersebut secara harmonis. Dia juga berpendapat bahwa organisasi harus mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan agar tetap bertahan hidup.

Empat bentuk organisasi

Mintzberg juga menjelaskan empat bentuk organisasi:

Personal enterprise adalah organisasi yang dimiliki dan dikelola oleh satu orang. Organisasi ini biasanya kecil dan sederhana, dengan struktur yang tidak formal. Personal enterprise biasanya cocok untuk bisnis yang baru didirikan atau bisnis yang memiliki skala kecil.

Programmed machine adalah organisasi yang memiliki tugas-tugas yang berulang dan rutin. Organisasi ini biasanya memiliki struktur yang formal dan terstruktur, dengan banyak aturan dan prosedur. Programmed machine biasanya cocok untuk organisasi yang memproduksi barang atau jasa yang standar.

Professional assembly adalah organisasi yang terdiri dari para profesional yang memiliki keahlian yang sama. Organisasi ini biasanya memiliki struktur yang lebih informal daripada organisasi yang lain, karena para profesional memiliki otonomi yang tinggi dalam menjalankan tugasnya. Professional assembly biasanya cocok untuk organisasi yang memberikan jasa profesional, seperti konsultan, pengacara, dan akuntan. Fokus organisasi ini adalah eksekusi, bukan inovasi.

Project pioneer adalah organisasi yang dibentuk untuk menyelesaikan proyek yang bersifat khusus atau unik. Organisasi ini biasanya memiliki struktur yang fleksibel dan informal, karena organisasi harus dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung. Project pioneer biasanya cocok untuk organisasi yang bergerak di bidang teknologi, penelitian, dan pengembangan. Nama lain organisasi ini adalah Adhocracy, network organization, ambidextrous organization, task force organization, cluster organization.

Tujuh kekuatan yang membentuk struktur

Mintzberg menjelaskan ada 7 kekuatan yang membentuk struktur organisasi, yaitu:

1. Division of labor adalah proses membagi tugas menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat dilakukan oleh orang yang berbeda. Pembagian kerja dapat meningkatkan efisiensi, tetapi juga dapat menyebabkan masalah komunikasi dan tantangan koordinasi.
2. Hierarchy of Authority adalah sistem kekuasaan dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Hierarki otoritas mendefinisikan siapa yang memiliki otoritas atas siapa dan bagaimana keputusan dibuat. Hierarki otoritas yang jelas dapat membantu memastikan bahwa keputusan dibuat dengan cepat dan efisien, tetapi juga dapat menyebabkan kekakuan dan birokrasi.
3. Specialization adalah tingkat sejauh mana tugas dibagi menjadi pekerjaan yang terpisah. Tingkat spesialisasi yang tinggi dapat menyebabkan efisiensi, tetapi juga dapat menyebabkan kebosanan dan kurangnya motivasi.
4. Standardization adalah tingkat sejauh mana tugas dilakukan dengan cara yang konsisten dan dapat diprediksi. Standarisasi dapat membantu memastikan kualitas dan efisiensi, tetapi juga dapat menyebabkan kurangnya kreativitas dan inovasi.
5. Centralization adalah tingkat sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi di puncak suatu organisasi. Tingkat sentralisasi yang tinggi dapat menyebabkan efisiensi dan kontrol, tetapi juga dapat menyebabkan kurangnya fleksibilitas dan responsivitas.
6. Decentralization adalah tingkat sejauh mana pengambilan keputusan didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah dalam suatu organisasi. Desentralisasi dapat menyebabkan fleksibilitas dan responsivitas, tetapi juga dapat menyebabkan kurangnya koordinasi dan kontrol.
7. Formalization adalah tingkat sejauh mana aturan dan prosedur digunakan untuk mengatur perilaku karyawan. Formalisasi yang tinggi dapat menyebabkan konsistensi dan prediktabilitas, tetapi juga dapat menyebabkan kurangnya fleksibilitas dan inovasi.

Untuk sementara saya lihat apa yang dijelaskan oleh Mintzberg cukup align dengan framework OD yang saya buat sebelumnya. Tunggu tulisan saya tentang buku ini berikutnya.