Diagnosa Organisasi: Culture & Change (Bagian 4)

Halo semuanya. Bagian ini adalah bagian terakhir diagnose organisasi berdasarkan framework berikut:

Pada bagian ini, kita akan membahas dua hal, yaitu Culture Management dan Change Management

Culture Management

Diagnosa terkait culture management sangat terkait dengan diagnose iklim organisasi (organization climate). Culture management merupakan proses yang dengan sengaja menciptakan perilaku kolektif berdasarkan nilai-nilai organisasi. Iklim organisasi tercipta akibat adanya perilaku kolektif yang terjadi di dalam organisasi. Beberapa orang rancu membedakan istilah iklim organisasi dengan budaya organisasi, karena memang mirip. Beda di antara keduanya adalah, bahwa iklim organisasi adalah bagaimana persepsi setiap anggota organisasi terhadap bagaimana hubungan antar anggota tim dsb. Sementara budaya organisasi adalah perilaku actual yang dilakukan secara kolektif di dalam organisasi.

Budaya organisasi, dibangun secara atau tidak, pasti akan terbentuk dengan sendirinya, akibat pengaruh kepemimpinan dan atau system yang berlaku di dalam organisasi tersebut. Agar membangun organisasi yang efektif iklimnya, maka kita perlu melihat, apakah budaya dalam organisasi tersebut memang dibangun secara sengaja sehingga menjadi perilaku kolektif yang konsisten terjadi pada semua bagian dan semua tingkatan dalam organisasi.

Pertanyaan-pertanyaan yang perlu diberikan pada diagonsa organisasi terkait culture management adalah sebagai berikut:

• Values: Apakah organisasi memiliki nilai-nilai (values) yang menjadi landasan bertindak setiap insan dalam organisasi? Apakah values tersebut aligned dengan strategi perusahaan?
• Key behaviors: Apakah nilai-nilai tersebut dijabarkan ke dalam perilaku spesifik yang diharapkan (atau juga yang tidak diharapkan) dilakukan oleh setiap insan dalam organisasi?
• Sosialisasi: Apakah organisasi melakukan sosialisasi nilai-nilai dan perilaku yang diharapkan (tidak diharapkan) tersebut ke seluruh anggota organisasi?
• Awareness & Buy in: Apakah setiap anggota organisasi memahami nilai-nilai dan perilaku yang diharapkan tersebut? Apakah mereka ingin (buy in) menjalankan perilaku tersebut di dalam organisasi?
• Leadership: Apakah para pemimpin menjalankan perilaku-perilaku tersebut dan menjadi role model bagi anggota timnya?
• System alignment: Apakah system yang berlaku di dalam organisasi aligned dan tidak ada yang bertentangan dengan nilai-nilai perusahaan? Bagaimana system pengelolaan kinerja (performance management) dan reward management yang berlaku di dalam organisasi?
• Values become Collective Behavior (culture): Apakah perilaku-perilaku tersebut telah dilaksanakan secara konsisten oleh anggota organisasi?

Di dalam perusahaan, program budaya yang paling sering dilakukan adalah upaya sosialisasi corporate valuesnya dengan acara-acara yang fun. Namun program tersebut bukanlah jaminan bahwa budaya perusahaan akan terbangun berdasarkan corporate valuesnya. Budaya akan terbentuk apabila terdapat kepemimpinan yang menjadi role model dengan menjalankan corporate values yang didukung oleh system yang berlaku di dalam perusahaan tersebut. Contoh: kebanyakan perusahaan memilih customer delight sebagai salah satu valuesnya. Perusahaan sering mengkampanyekan bahwa customer adalah nomor satu, dan kita harus memuaskan mereka lebih dari yang mereka harapkan. Berbagai poster bahkan event-event menekankan hal ini dengan berbagai cara. Bahkan sering dilakukan outing yang menekankan bahwa kita harus memuaskan customer. Bagaimana kenyataannya? Ternyata orang tertinggi di perusahaan tersebut lebih mengutakamakan profit dibandingkan dengan kepuasan pelanggan. Beberapa keputusan manajemen justru bertentangan dengan kepentingan customer, bahkan demi keuntungan, manajemen berani menurunkan kualitas produk. Apakah akhirnya perilaku untuk memuaskan pelanggan akan menjadi budaya perusahaan? Kita coba ambil contoh lain. Ternyata para pimpinan di dalam perusahaan juga sangat mengedepankan pelanggan. Namun ternyata proses yang terjadi di dalam perusahaan sangat berbelit-belit sehingga menghambat pelayanan terhadap pelanggan. Apakah dengan contoh ini, perilaku untuk memuaskan pelanggan juga akan dijalankan oleh para karyawan? Tentu saja kedua contoh di atas bukannya menciptakan budaya memuaskan pelanggan, melainkan menciptakan prustasi di antara para karyawan. Lebih buruk lagi, program budaya yang dibangun perusahaan akan menjadi olok-olok para karyawan. Selain budaya yang tidak terbangun, justru iklim organisasi juga berpotensi rusak apabila antara program sosialisasi tidak dibarengi oleh kepemimpinan yang menjadi role model serta didukung oleh system yang aligned dengan company values.

Change Management

Pada bagian ini kita mendiagnosa bagaimana organisasi mengelola perubahan yang terjadi. Seringkali inisiatif di dalam perusahan, dalam berbagai skala, tidak mengelola perubahan, sehingga inisiatif tersebut akhirnya tidak berdampak apapun bagi organisasi.

Untuk mendiagonsa bagaimana perusahaan mengelola perubahan, kita menggunakan pertanyaan-pertanyaan di bawah ini:

• Apakah organisasi mengeidentifikasi inisatif stratejik (projek strategis) apa saja yang membutuhkan pengelolaan perubahan?
• Lihat project management masing-masing inisiatif, apakah memasukkan hal-hal yang perlu dilakukan agar implementasinya dapat berjalan lancer yang memuat item-item sebagai berikut:
  • Apakah setiap inisiatif mengidentifikasikan benefit dan resiko apabila inisiatif tersebut diimplementasikan?
  • Apakah inisiatif yang memiliki impact terhadap organisasi secara luas mengidentifikasikan dan memetakan stakeholder yang terlibat, bagaimana sikap mereka terhadap perubahan serta bagaimana power mereka dalam mempengaruhi anggota tim lainnya?
  • Apakah inisatif tersebut merencanakan program sosialisasi serta program training dan pendampingan (atau program lainnya yang lebih impactfull dibandingkan dengan program sosialisasi) agar program tersebut diterima serta dapat dijalankan oleh stakeholder yang terkena impactnya?
  • Apakah inisiatif tersebut memiliki ukuran yang jelas (secara SMART) sebagai indicator kesuskesan inisiatif?
• Apakah setiap inisiatif dilakukan proses review yang disiplin sehingga mencapai targetnya?
• Bagaimana sikap para anggota organisasi terhadap perubahan yang terjadi di dalam organisasi selama ini, apakah mereka menerima dengan sepenuh hati? atau masih banyak anggota organisasi yang sulit berubah?

Change management merupakan salah satu proses yang sangat penting di dalam organisasi, karena pada dasarnya manusia sulit berubah, namun kenyataan pahitnya setiap organisasi harus siap berubah dari waktu ke waktu agar dapat beradaptasi dengan perkembangan jaman.

Finally

Diagnosa organisasi walaupun terbagi atas 7 elemen, namun hasil satu dengan yang lainnya sangat terkait. Strategi, proses, struktur, kompetensi, produktivitas, serta budaya harus aligned satu sama lain. Dengan demikian, selain menggambarkan kondisi di masing-masing elemen, penting juga melihat apakah ada alignment antara konten satu elemen dengan konten pada elemen lainnya. Sebagai contoh, Sebuah perusahaan yang bertransformasi dari yang berfokus pada proses produksi (process based) menjadi berfokus pada produk (product based), tentu saja membutuhkan perubahan dalam proses, yang mulanya sangat kuat pada process engineering, ditambahkan proses research & development, serta proses marketing management. Dari sini perlu dilihat, apakah struktur organisasinya juga mengakomodir perubahan tersebut. Apakah kompetensi organisasi juga dilengkapi sesuai dengan proses baru tersebut. Apakah perusahaan juga mempersiapkan untuk menambah posisi-posisi untuk menjalankan proses tersebut dalam manpower planning. Terakhir, apakah budaya perusahaan juga disesuaikan dengan strategi baru tersebut, karena budaya yang cocok pada strategi product based  adalah budaya yang flexible dan kreatif, dibandingkan dengan budaya pada process based yang bersifat stabil dan terstandard. Terkahir, dengan perubahan yang terjadi pada proses, struktur, kompetensi, serta budaya, apakah perusahaan melakukan pengelolaan perubahan secara terstruktur dan terukur sehingga efektivitasnya tercapai?

Proses diagnose organisasi yang dilakukan hanyalah awal dalam proses pengembangan organisasi. Langkah selanjutnya adalah melakukan desain organisasi yang sesuai dengan arahan strategis perusahaan. So, stay tuned with noblegrey.net, and stay being strategic thinker!