Diagnosa Organisasi: Strategy & Value acreation (Bagian 2)

Setelah  kita melakukan diagnosa organisasi berdasarkan keluaran (outcome) organisasi, saatnya kita melihat faktor apa saja dalam desain organisasi yang mempengaruhi outcome tersebut. Kembali ke framework sebagai berikut:

… desain organisasi terdiri atas 7C:

1. Crafting and Cascading the Strategy
2. Creating Value
3. Coordination Management
4. Capacity Management
5. Competency Management
6. Culture Management
7. Change Management

Dalam tulisan ini, kita akan berfokus untuk membahas 2 superstruktur organisasi, yaitu strategic management dan business process management.

1. Crafting and Cascading the Strategy

Sebelum membahas mengenai strategic management, detail mengenai definisi strategic management, dapat dilihat dalam tulisan saya sebelumnya di sini. Dalam strategic management, pertanyaan dasar yang harus dijawab adalah sebagai berikut:

• How you craft the strategy?
• How you ensure that everybody in the organization execute the strategy?

Pertama, bagaimana strategi organisasi disusun? Apakah strategi tersebut disusun berdasarkan tujuan/goal organisasi yang terukur dan SMART? Apakah strategi disusun berdasarkan analisa yang mencukupi? Baik analisa eksternal maupun internal? Penyusunan strategi secara benar adalah satu hal. Selain itu, apakah strategi tersebut merupakan aktivitas yang membedakan organisasi dengan kompetitornya? Menurut porter dalam papernya yang berjudul “What is strategy?” dari Harvard Business Review beliau menekankan bahwa:

The essence of strategy is choosing to perform activities differently than rivals do.

Dengan demikian, strategi yang disusun oleh organisasi perlu diuji apakah benar-benar membedakan organisasi kita dengan pesaing atau tidak.

Selain itu, strategi yang disusun apakah sudah mempertimbangkan seluruh aspek di dalam organisasi atau tidak. Porter, dalam paper yang sama juga menuliskan:

The competitive value of individual activities cannot be separated from the whole.

Lebih dalam lagi, kita perlu assess business model organisasi kita apakah cukup tangguh untuk mencapai tujuan organisasi di tengah persaingan yang semakin ketat. Pengertian business model dapat dilihat pada tulisan saya sebelumnya di sini.

Setelah melihat proses formulasi strategi di atas, langkah selanjutnya adalah mendiagnosa bagaimana eksekusi strategi tersebut. Pertama, apakah seluruh strategic initiatives dan seluruh KPI telah dipahami dan terdistribusi ke seluruh elemen organisasi dan unit kerja sesuai dengan perannya masing-masing? Apakah inisiatif tersebut telah terdistribusi kepada setiap individu dalam organisasi? Apakah strategic initiatives tersebut direview dan difollow up secara konsisten di setiap unit kerja sesuai dengan bagiannya masing-masing? Proses deployment dan cascading strategy tersebut dapat menggunakan berbagai metode, salah satunya adalah balanced scorecard. Untuk jelasnya mengenai konsep balanced scorecard sebagai strategic management system dapat dilihat pada tulisan saya sebelumnya di sini.

Diagnosa ini harus tetap dikaitkan dengan outcome organisasi pada diagnosa tahap awal. Perlu dicek dan dianalisa lebih mendalam, apakah ada tujuan organisasi yang tidak tercapai akibat adanya strategi yang kurang tepat atau strategi yang tidak dieksekusi dengan baik.

2. Creating Value

Creating value, atau bagaimana perusahaan menciptakan nilai berupa proses, yaitu terdiri atas 3 element:

1. Business Process Mapping
2. Business Process Measurement
3. Business Process Improvement

Sebuah organisasi yang ideal (mungkin cenderung utopis ya) adalah organisasi yang memetakan seluruh proses yang ada di dalam organisasi. Biasanya organisasi yang memiliki business process map yang lengkap adalah organisasi yang tersertifikasi ISO 9001. Dalam konteks ini, yang perlu diperhatikan adalah apakah strategi yang telah di formulasikan di atas, diimplementasikan dalam bentuk business process yang dijalankan oleh unit kerja tertentu. Lebih jauh lagi, organisasi yang sustainable adalah organisasi yang terus melakukan perbaikan (improvement) prosesnya, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi bisnis. Inilah organisasi yang adaptif dan memiliki agility. Organisasi yang begitu-begitu saja cenderung berpotensi akan hilang ditelan kompetisi dan jaman. Tidak perlu disebutkan berapa banyak organisasi yang pernah mendominasi industrinya, namun karena “begitu-begitu saja”, akhirnya namanya hilang dari peredaran.

Agar proses dapat di-improve, maka proses tersebut idealnya memiliki ukuran atau kriteria sukses. Seperti kata Peter Drucker bahwa “You can’t manage what you can’t measure. Walaupun demikian, bukan berarti apabila ada hal di dalam organisasi yang tidak dapat diukur, kita tetap harus kelola, bahkan tetap di-improve. Deming, sebagai mbah-nya quality management bahkan membantah bahwa semua hal penting di dalam organisasi harus dapat terukur. beliau bahkan menegaskan bahwa banyak hal dalam organisasi yang penting dan harus dikelola, tapi tidak dapat diukur. Thus, dalam business process management di sini, semangatnya adalah:

1. Business process tersebut adalah implementasi dari strategi organisasi. Dengan demikian, proses yang ada dalam organisasi harus aligned dengan strategi organisasi.
2. Business process tersebut mengalami improvement, bukan sekedar mapping dan measurement saja. Lebih jauh lagi, inovasi terjadi di dalam organisasi. Ini untuk melihat apakah organisasi cukup fleksible dan memiliki agility dalam menghadapi konteks bisnis yang semakin hiperkompetitif (pengertian hiperkompetitif dapat dilihat di tulisan saya di sini)

Perlu diperhatikan, bahwa selain alignment dengan strategi, business process yang terjadi di dalam organisasi perlu dilihat apakah berjalan secara efektif dan efisien atau tidak. Selain terkait produktivitas, business process yang kurang tepat juga berpengaruh terhadap situasi kerja. Saya cukup kenyang melihat betapa proses yang tidak efisien (terlalu panjang) selain berefek terhadap produktivitas, juga berpengaruh kepada para karyawan yang terlibat dalam proses tersebut. Proses yang tidak efisien menyebabkan moril kerja menurun, membuat prustasi para karyawan, bahkan lebih buruk lagi, menciptakan konflik yang tidak perlu di antara mereka. Dengan demikian, walaupun business process secara kasat mata berpengaruh terhadap produktivitas organisasi, ternyata business process juga berpengaruh secara tidak langsung terhadap organization climate.

Setelah mendiagnosa desain superstruktur organisasi, selanjutnya kita akan membahas struktur organisasi yang juga melibatkan kompetensi dan produktivitas pada tulisan berikutnya. So, stay tuned with noblegrey.net, and stay being strategic thinker!