Timnya udah keren, kok masih nggak efektif ya?

Jika kita tanya kepada orang, apa sih kriteria tim yang keren? Sebagian besar pasti jawab: kompak, saling memahami, saling melengkapi, sinergis, saling membantu. Itu semua betul, tapi kayaknya dengan situasi dunia yang makin tidak menentu, semua kriteria tersebut kelihatannya masih belum cukup untuk memenuhi kriteria tim yang keren.

Sebuah tim dibentuk untuk mencapai tujuan. Nah, kalo kita lihat konsep 5 dysfunction of a team bahwa tim tidak akan bisa mencapai tujuannya (result) apabila tim tersebut tidak bisa memenuhi hal-hal di bawahnya:

Tapi, menurut buku karya Deborah Ancona, dalam X-Teams, ternyata tim yang berfokus pada kohesi internal saja tidaklah cukup dengan konteks kondisi VUCA saat ini.

X-Teams, dengan huruf “X”, di sana artinya adalah tim yang berorientasi external. Artinya, sebagai tim mereka berinteraksi dengan stakeholder external, baik itu customer, maupun top management dalam rangka mereka dapat mencapai tujuannya.

Dalam buku X-teams: How to Build Teams That Lead, Innovate and Succeed, Ancona menggambarkan juga dengan sebuah fabel yang membandingkan performance dua tim. Kedua tim memiliki tujuan yang sama dengan target area yang berbeda. Tim pertama, tim “S”, berfokus untuk menguatkan tim terlebih dahulu. Kita mengenalnya sebagai team building. Semua berusaha saling mengenal, targetnya adalah kohesi di dalam tim. Untuk mencapai tujuannya, mereka percaya bahwa tim yang kuat adalah tim yang akan mencapai tujuannya. Ini yang menjadi asumsi dasar mereka dalam menjalankan project tersebut.

Berbeda dengan tim pertama, tim kedua, tim “N”, berfokus untuk langsung bertemu dengan para stakeholder. Mereka langsung berfokus secara eksternal. Mereka langsung mencari fakta dari para customernya, selain itu juga mereka terus berkomunikasi dengan top management untuk mendapatkan insight apa yang mereka expect dari project ini. Sekaligus juga berupaya untuk mendapatkan resource yang dibutuhkan.

Bagaimana tim pertama berupaya untuk memenuhi kebutuhan para stakeholder? Mereka menggunakan data sekunder. Mereka percaya bahwa tim mereka sudah cukup mampu untuk memenuhi kebutuhan para customernya berdasarkan riset mereka dari data sekunder.

Pada awal pembentukan, memang terlihat bahwa tim pertama terlihat solid, happy, dan bersemangat. Sementara tim kedua terlihat bingung, karena mereka langsung dilempar ke lapangan untuk mencari fakta dan data. Kebingungan tersebut terus diatasi oleh team leader dari tim “N”, sehingga mereka terus berupaya untuk mendapatkan data dan fakta yang diharapkan.

Ketika proses presentasi dilakukan kepada top management. Ternyata yang sesuai dengan ekspektasi adalah dari tim “N”. Sementara tim “S” mendapatkan kritikan besar, bahwa apa yang mereka desain tidaklah sesuai dengan yang diharapkan oleh para stakeholder. Dari proses ini, moril tim “N” meningkat drastis. Upaya dan kebingungan mereka membuahkan hasil. Reputasi tim “N” diakui oleh tim lainnya, sementara tim “S” yang kompak dianggap sebagai tim yang tidak efektif. Kegagalan yang dihadapi oleh tim “S” sulit diterima, mereka mulai menyalahkan top management, customer, atas kegagalan itu.

Tim yang terlalu berfokus pada internal berpotensi akan mengalami vicious circle berikut:

Karena terlalu berfokus pada internal, maka tim tidak dapat mengidentifikasi masalah yang sesungguhnya terjadi pada customer. Ini juga dapat menyebabkan mereka tidak dapat melihat adanya trend perubahan yang terjadi pada customer. Mereka jadinya “stock on the old”. Ini menyebabkan mereka jadi seolah-olah terkucil dari dunia luar. Efeknya? Mereka jadinya dianggap sebagai tim yang tidak dapat memenuhi ekspektasi customer. Dan ini menjadi reputasi buruk di dalam organisasi. Karena tim ini adalah tim yang kohesinya kuat, mereka pun menyalahkan pihak eksternal terhadap kinerjanya yang tidak dapat terpenuhi tersebut. Dan ujungnya, malah esprit de corps yang mereka bangun selama ini bisa jadi runtuh sehingga mereka bukan menjadi tim yang kuat lagi, malahan jadi tim yang rusak.

Lalu, apakah membangun tim secara internal jadi nggak perlu? Ya perlu juga lah! Karena kalau terlalu berfokus ke external juga membuat tim jadinya nggak kompak, ya tetap saja tidak akan perform. Bagaimana kita bisa memenuhi kebutuhan customer kalau di dalam kita juga saling “membunuh” satu sama lain?

Intinya, fokus pada external maupun internal sama-sama penting. Membangun tim dengan framework yang 5 Dysfunctions of a team juga penting. Tapi berangkat dari kebutuhan customer itu juga penting. Ini mengingatkan saya waktu baca buku HR Outside In karya Dave Ulrich. Untuk menjadi next level of HR, memang kita harus paham dengan apa yang terjadi di luar. Hal pertama yang harus dimiliki oleh leaders yang memimpin X-Teams adalah sense making, yaitu bisa membaca apa yang terjadi di luar sana, memahami apa konteks dan pengaruhnya terhadap organisasi kita. Jadi, kita bukan hanya bisa bilang: “oh GDP growth kita masih di angka 5%”. Sense making adalah “Karena GDP growdth kita masih di angka 5%, artinya pengangguran kemungkinan masih tinggi, dan kita harus siap antisipasi daya beli masih belum meningkat di tahun depan”. Ini contoh yaaa…

Nah, untuk lebih detailnya, tunggu saya selesai bab berikutnya di buku X-teams: How to Build Teams That Lead, Innovate and Succeed ya!